VAN JEU DE BOULES VERENIGING
‘DE STETTERS’ VASTGESTELD OP DE ALV VAN APRIL 2023

ALGEMEEN

Artikel 1
Het huishoudelijk reglement (HR) is een aanvulling op of een uitwerking van de verenigingsstatuten d.d. augustus 2023. De tekst van de statuten is leidend.

HOOFDSTUK 1: Naam, plaats en doel

Artikel 2
De naam van de vereniging luidt: Jeu de Boules Vereniging ‘De Stetters’ en is gevestigd te Castricum. De vereniging is opgericht op 30 maart 1989 en heeft haar speelterrein aan de Van Haerlemlaan 31A, sportterrein Wouterland te Castricum. In dit reglement wordt verder gesproken over de vereniging.

Artikel 3
De vereniging is aangesloten bij de Nederlandse Jeu de Boules Bond (NJBB).

Artikel 4
Het doel van de vereniging is het beoefenen van jeu de boules, zowel als sport, dan wel als recreatie.

HOOFDSTUK 2: Verenigingsjaar en lidmaatschap

Artikel 5
Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Het boulepark en het boelhuis zijn gesloten op: 1^e paasdag,
1^e pinksterdag, koningsdag, 5 mei en 1^e kerstdag.
De leden worden onderscheiden in senioren en junioren. Junioren zijn leden, die aan het begin van het verenigingsjaar jonger zijn dan 18 jaar.

Artikel 6
 a.    Je wordt lid middels aanmelding bij het secretariaat en betaling van de contributie en licentiegelden. Het lidmaatschap wordt telkens stilzwijgend verlengd voor de duur van 1 kalenderjaar. Opzegging dient schriftelijk te geschieden bij het secretariaat vóór 1 december van het lopende jaar.
b.    Een introductieperiode voorafgaand aan de aanmelding mag maximaal 2 maanden duren. Tijdens die periode mag het adspirant-lid uitsluitend aan recreatief boulen deelnemen.

Artikel 7
De ledenvergadering kan als aanvulling op artikel 6 nadere voorwaarden verbinden aan de toelating tot en de verlenging van het lidmaatschap.

Artikel 8
De contributie en de bondsbijdrage dienen vóór 1 februari van het lopende kalenderjaar te worden voldaan, zo niet dan wordt €5,- extra administratiekosten berekend.

Artikel 8 A
Ieder lid van de vereniging wordt geacht bardienst te vervullen. Indien een lid geen bardienst kan of wil vervullen kan het betreffende lid een gemotiveerd verzoek tot vrijstelling indienen bij het Bestuur.
Leden van 80 jaar of ouder zijn niet verplicht bardienst te vervullen; zij mogen dit wel vrijwillig doen

HOOFDSTUK 3: De ledenvergadering

Artikel 9
De algemene ledenvergadering (ALV) wordt uitgeschreven door het Bestuur.
Het Bestuur maakt de datum van de vergadering uiterlijk vier weken van tevoren bekend.
De uitnodiging en de voorlopige agenda zullen uiterlijk twee weken vóór de datum van de vergadering in het bezit van de leden dienen te zijn.
De leden hebben het recht tot een in de uitnodiging genoemde datum extra agendapunten op te voeren bij de secretaris.

Artikel 10
De jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar gehouden. Over onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld en over hetgeen in de rondvraag naar voren wordt gebracht, kunnen geen besluiten worden genomen.

HOOFDSTUK 4: Het Bestuur

Artikel 11
1.  De totstandkoming van het verenigingsbestuur is geregeld in de statuten.
2.  Een senior lid kan zich schriftelijk voor een Bestuursfunctie kandidaat stellen tot de aanvang van de ledenvergadering. De kandidaat dient te worden gesteund door tenminste tien procent van het aantal stemgerechtigde leden. Mondelinge kandidaatstelling staande de vergadering is slechts mogelijk indien er voor de betreffende vacature geen kandidaat is.

Artikel 12
Het Bestuur bepaalt:
a.  Welke taak een bestuurslid, niet zijnde de voorzitter, secretaris of penningmeester, zal hebben te verrichten;
b.  In welke volgorde een bestuurslid, in het voorkomende geval, als plaatsvervanger zal optreden.

Artikel 13
Tot de verantwoordelijkheid van het Bestuur behoren:
a.  De dagelijkse leiding van de vereniging;
b.  De handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement;
c.  De beslissing over het toelaten tot het lidmaatschap.

Artikel 14
Werkzaamheden van de voorzitter:
a.  De voorzitter treedt namens de vereniging op als officiële woordvoerder;
b.  Hij leidt de Bestuurs- en ledenvergadering;
c.  Hij bewaakt de statuten en het huishoudelijk reglement.
d.  De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven;
e.  De voorzitter kan alle vergaderingen van de commissies, genoemd in artikel 19, met uitzondering van de kascommissie, bijwonen. De voorzitter heeft op die vergaderingen een adviserende stem.

Artikel 15
Werkzaamheden van de secretaris:
a.  De briefwisseling namens het Bestuur;
b.  Het notuleren van de Bestuurs- en ledenvergadering;
c.  Het ontwerpen en uitbrengen van het jaarverslag van het Bestuur;
d.  De schriftelijke bekendmaking van hetgeen door wet, statuten of huishoudelijk regelement wordt gevorderd, dan wel door het Bestuur nodig of nuttig wordt geacht;
e.  De ledenregistratie;
f.  De verstrekking aan de leden van een exemplaar van het huishoudelijk reglement en van de daarin aan te brengen wijzigingen;
g.  Het beheer van het archief met inachtneming van de door het Bestuur gestelde voorschriften.

Artikel 16
Werkzaamheden van de penningmeester:
a.  Het beheer van de middelen van de club;
b.  De inning van alle aan de club toekomende gelden en de voldoening van haar schulden;
c.  Het te boek stellen van alle ontvangsten en uitgaven op zodanige wijze dat de baten en lasten van de club te allen tijde onmiddellijk kunnen worden vastgesteld;
d.  Het ontwerpen en uitbrengen van het financieel verslag aan het Bestuur;
e.  Het ontwerpen van de begroting;
f.  Het verstrekken van alle door de kascommissie verlangde inlichtingen en bescheiden.

Artikel 17
 1.  Het Bestuur vergadert zo dikwijls als één van de Bestuursleden dit nodig acht.
Van de vergaderingen worden notulen gemaakt.
2.  Bestuursvergaderingen zijn in principe besloten, tenzij het Bestuur een geheel of gedeeltelijk openbare vergadering wenselijk acht.
3.  Ieder lid van het Bestuur heeft één stem. Over personen wordt schriftelijk gestemd. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter of de meerderheid van de vergadering een schriftelijke stemming verlangt.
4.  Besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Indien de stemmen staken is het voorstel verworpen.
5.  Om geldige besluiten te kunnen nemen, moet meer dan de helft van de stemgerechtigde bestuursleden aanwezig zijn.
6.  De voorzitter bepaalt in overleg met de overige bestuursleden waar en wanneer een bestuursvergadering wordt gehouden.
7.  Wordt de vergadering op verzoek van één van de bestuursleden gehouden dan dient de vergadering binnen 14 dagen na ontvangst van het verzoek worden gehouden.
8.  De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda vast.
Hij is verplicht een bepaald verzoek op de agenda te plaatsen op verzoek van een medebestuurslid.
9.  De voorzitter heeft de bevoegdheid de beraadslagingen over een aan de orde zijnde onderwerp te sluiten, tenzij het bestuur in meerderheid anders beslist.
10.  De notulen van een bestuursvergadering worden binnen een door het bestuur nader vast te stellen periode verzonden.
Uiterlijk dienen zij voor de aanvang van de volgende vergadering te worden uitgedeeld, waarna zij besproken en na eventuele wijzigingen worden goedgekeurd.
11.  De penningmeester is tegenover het bestuur te allen tijde tot opening van de boeken verplicht.

Artikel 18
Indien het bestuur ‘en bloc’ wenst af te treden, is het gehouden de belangen van de vereniging te blijven behartigen voor niet langer dan 2 maanden of zoveel eerder indien een nieuw bestuur is gekozen. Indien er na 2 maanden geen nieuw bestuur is wordt de vereniging geleid door de continuïteitscommissie.

HOOFDSTUK 5: Commissies

Artikel 19
 De vereniging telt de volgende commissies:
a.  De kascommissie;
b.  Vaste commissies;
c.  Tijdelijke commissies.

Artikel 20: De kascommissie
De kascommissie is belast met:
a.  Het periodiek verifiëren van de financiële administratie en het periodiek houden van de controle op de saldi van de kas, bank en giro, alsmede op de waardepapieren;
b.  Het controleren van het financieel verslag van het Bestuur en bij goedkeuring en het ondertekenen daarvan;
c.  Het uitbrengen van haar verslag aan de ledenvergadering;
d.  Het uitbrengen van haar advies aan de ledenvergadering, aangaande het verlenen van décharge aan het Bestuur.
N.B.: Een lid van de kascommissie kan geen lid zijn van het Bestuur.

Artikel 21: De vaste commissies
1.  De vereniging kent i.i.g. als vaste commissies:
a.  De terrein- en boelhuiscommissie;
b.  De wedstrijdcommissie
c.  De kantinecommissie
d.  De schoonmaakcommissie
e.  De commissie PR, evenementen, clinics, inclusief website en nieuwsbrief
2.  De leden van een vaste commissie worden door het bestuur benoemd.
3.  De commissieleden worden benoemd voor een periode van drie jaar. Na deze periode kunnen ze direct door het bestuur worden herbenoemd.
4.  De voorzitter van een commissie wordt in functie door het bestuur benoemd.
5.  Indien het bestuur dit wenselijk acht neemt een bestuurslid plaats in een vaste commissie.
6.  Ieder lid van de commissie heeft een stem. Inzake stemming gelden dezelfde regels als opgenomen onder artikel 17.
7.  Een vaste commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter en een secretaris aan.
8.  Een vaste commissie komt ter vergadering bijeen, zo vaak als het Bestuur, de voorzitter van de commissie of één der leden dit nodig acht.
9.  De voorzitter leidt de commissievergadering en fungeert als vertegenwoordiger en woordvoerder van de commissie.
10.  De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda vast.
Hij is verplicht een bepaald onderwerp op de agenda te plaatsen als een lid van de commissie dit wenst.
11.  De secretaris maakt notulen op van de vergadering en stelt een jaarverslag van de commissie samen. Hij behandelt de ingekomen en uitgaande post, tenzij de commissie een andere regeling heeft getroffen.
12.Van alle vergaderingen van een vaste commissie wordt een besluitenlijst gemaakt die binnen twee weken na de vergadering ter kennis van het Bestuur wordt gebracht.
13.De taak van een vaste commissie wordt door het Bestuur schriftelijk omschreven.

Artikel 22: Tijdelijke commissies
1. Van een tijdelijke commissie worden de leden en voorzitter benoemd door het Bestuur.
2. De taken en bevoegdheden worden door het Bestuur bepaald.
3. Een tijdelijke commissie is automatisch opgeheven nadat (tot voldoening van het Bestuur) aan de opdracht is voldaan.
4. Indien een tijdelijke commissie in meerderheid meent dat zij de taak heeft volbracht of niet verder kan, dan kan zij het Bestuur verzoeken de commissie te ontbinden.
5. Een tijdelijke commissie is gehouden, in overleg met het Bestuur, tot tussentijdse rapportering.

HOOFDSTUK 6: Algemene bepalingen

Artikel 23
Het bestuur aanvaardt in geen enkel opzicht enige aansprakelijkheid voor letsel, ongeval, verlies, beschadiging, vermissing, hoe dan ook genaamd en van welke aard ook, overkomen aan hem/haar, die alsdan aan het verkeer in de club deelnam.
Ieder lid wordt geacht WA verzekerd te zijn. Indien de eigen verzekering van een lid een schade niet dekt, kan een beroep worden gedaan op de collectieve verzekering voor vrijwilligers via de gemeente Castricum. Let wel: deze verzekering geldt voor vrijwilligerswerk dat een lid voor een sportclub verricht (bijv: bardienst of spelbegeleiding), niet als deelnemer aan sportwedstrijden.

Artikel 24
Voor de benoeming in een functie in een orgaan komt slechts in aanmerking diegene, die tenminste zes achtereenvolgende kalendermaanden lid is.

Artikel 25
Ingeval een lid zijn functie in een orgaan niet kan uitoefenen zullen zijn werkzaamheden worden overgenomen door één of meerdere leden uit het orgaan. Ingeval van vacature zal daarin op de eerstvolgende ledenvergadering worden voorzien.

Artikel 26
Het archief en de bescheiden van de club blijven haar eigendom en worden door de afgetreden functionarissen aan hun opvolgers overgedragen.

Artikel 27
Onbekendheid met de bepalingen van dit huishoudelijk reglement kan niet aangevoerd worden als excuus.

Artikel 28
Het Bestuur is belast met de uitleg van de bepalingen van dit huishoudelijk reglement.

Artikel 29
In gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de ledenvergadering. In spoedeisende gevallen het Bestuur.

HOOFDSTUK 7: Slotbepaling

Artikel 30
Dit reglement kan worden aangevuld en gewijzigd bij besluit van de ledenvergadering met 2/3 van de stemmen. Een zodanig voorstel dient op de agenda van de betreffende vergadering te zijn opgenomen.